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Rubrik Vertreter

VLB-TIX für Vertreter

VLB-TIX ist ein webbasiertes Werkzeug zur Präsentation, Recherche und Auswahl von Neuerscheinungen. Derzeit nutzen mehr als 300 Premiumverlage VLB-TIX, um ihre Vorschauen zu präsentieren.

Dabei unterstützt das System Verlagsvertreter in einer zielgruppengenauen Kundenansprache. Titel lassen sich maßgeschneidert für einzelne Kunden oder Kundengruppen zusammenstellen und per E-Mail versenden. Das sorgt für Zeitersparnis bei Routinearbeiten und lässt Verlagsvertretern mehr Zeit für Beratung und individuelle Kundenbetreuung.

VLB-TIX wird ein Beratergespräch nicht ersetzen, sondern ist als Hilfsmittel für Verlagsvertreter gedacht. Ziel ist es, den Verkaufserfolg des Vertreters zu maximieren.

Im Folgenden erklären wir Ihnen anhand von Nutzungsbeispielen, wie Sie als Verlagsvertreter mit VLB-TIX arbeiten können.

Vorschau aus vorhandenen Titeln erstellen

Vertreter können in VLB-TIX in der Rolle eines Verlages eine Vorschau erstellen, bei der sie jedem Titel eine empfohlene Bestellmenge mitgeben.

Stellen Sie sicher, dass alle Titel, die Sie in der Vorschau listen wollen, auch in VLB-TIX vorhanden sind. Grundsätzlich sind in VLB-TIX alle Titel eines Verlages enthalten, die im VLB gelistet sind. Novitäten, die noch nicht reif für die Ausspielung an Handelspartner sind, können Sie beim VLB im Entwurfsstatus melden. Diese Titel sind dann nur für Sie als Verlag sichtbar oder bei Handelspartnern, für die Sie die Titel freigeben.

Legen Sie eine Standardvorschau an. Dafür klicken sie in der horizontalen Navigation auf »Vorschauen« und dann links auf den Button »Vorschau erstellen«.


Benennen Sie die Vorschau und wählen sie »Standardvorschau« aus.


Für die Erstellung gibt es mehrere Wege:

  1. Laden Sie Ihre Printvorschau als PDF hoch. VLB-TIX erkennt über die ISBN die enthaltenen Titel und listet sie in der Vorschau in VLB-TIX. In wenigen Minuten haben Sie so Ihre digitale Vorschau erstellt.
  2. Laden Sie eine Excel-Liste hoch, in der die Titel enthalten sind.
  3. Stellen Sie die Titel manuell in VLB-TIX zusammen.


Laden Sie über das Leinwand-Symbol einen Vorschau-Banner hoch – der visuelle Ankerpunkt für Ihre Vorschau. Ein gutes Beispiel sehen Sie hier:


Kopieren Sie diese Standardvorschau. Wählen Sie »Individualvorschau« und geben Sie der Vorschau einen Namen, z.B. »Vorschau Musterverlag Buchhandlung Muster«. Die Titel der Standardvorschau sind darin übernommen und können von Ihnen individuell angereichert werden.


Wählen Sie ggf. eine Titelauszeichnung (derzeit: Spitzentitel oder Schwerpunkttitel) und klicken Sie auf »Zusatzinformationen bearbeiten«.

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Geben Sie Ihrem Titel über das Formular individuelle Informationen mit. Diese Information ist nur für diejenigen Buchhandlungen ersichtlich, denen Sie die Vorschau schicken.

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Nachdem Sie alle Titel durchgearbeitet haben, gehen sie zurück zur Vorschauübersicht und versenden die Vorschau über das Briefsymbol an die von Ihnen gewünschten Empfänger.

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Im Versandformular können Sie auch Nutzergruppen anlegen, die sie immer wieder verwenden können. Zudem können Sie unter »Weitere Empfänger« Einzeladressen eingeben.

Der Empfänger oder die Empfängergruppe erhält eine E-Mail mit direktem Link auf die Vorschau.

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Der Buchhändler klickt auf »Öffnen« und erhält nach dem Einloggen die Vorschautitel mit Ihren Annotationen inkl. Bestellvorschlag.

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Durch einen Kick auf den Pfeil bei »Mengenvorschlag« kann der Buchhändler die Menge in seine Menge-Liste übernehmen. Alternativ gibt er dort eine andere Zahl ein. Hat der Buchhändler mehrere Filialen, dann stehen mehrere Bestellzeilen untereinander. Diese Ansicht findet der Nutzer auch in der Titeldetailansicht und im Präsentationsmodus.

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Der Buchhändler geht nun so alle von seinem Vertreter vorgeschlagenen Mengenpositionen durch.

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Wenn ein Buchhändler seine Menge festgelegt hat, legt er diese auf einer gewünschten Dispoliste ab. Auch kann ein Buchhändler dabei gleichzeitig Bestellzeichen oder eigene Warengruppen als Sortimente hinzufügen.

Einmal vom Buchhändler festgelegte Zahlen bleiben bei den Titeln in Vorschauen erhalten. Damit können Sie sich auch im Gespräch an der Vorschaureihenfolge orientieren. Durch die Schnellübersicht im Präsentationsmodus können Sie auch zu bestimmten Titeln in der Vorschau gelangen:

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Hat ein Buchhändler eine Vorschau soweit durchgearbeitet, sieht er die ausgewählten Titel auf seiner Dispoliste. Die Übersicht aller Dispolisten, die eine Buchhandlung hat, erhält man bei Klick auf den Menüpunkt »Bestellen«:

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Dispolisten sind Sammelbecken für Titel aus Suchen, Vorschauen, Bestsellerlisten, Verlagsdetailseiten und Aktuelles-Meldungen. Sie können pro Verkäufer, Thema, Bestellgruppe o.ä. angelegt sein – in der Anlagestruktur sind Buchhändler frei. Buchhändler können sich mehrere Dispolisten zusammen anzeigen lassen oder einzelne Dispolisten aufrufen.

Eine Dispoliste weist alle Titel in der Reihenfolge aus, in der sie von Buchhändlern hinzugefügt wurden – angefangen mit dem neuesten Titel:

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In den Dispolisten gibt es weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für Buchhändler: Möchten Sie aktuell nur die Titel bestellen, die im kommenden Monat erscheinen? Kein Problem: Neben allen Sortierkriterien zu Produktformen, Verlagen etc. kann bspw. auch der Erscheinungstermin eingegrenzt werden und damit alle Titel angezeigt, die in diesem Zeitraum erscheinen.

Auch einzelne Filialen oder bestimmte Filialen können Buchhändler zusammen betrachten und bei Wunsch für diese einzeln bestellen. Auch das Sortieren nach der Gesamtbestellmenge ist in der Dispoliste möglich – dabei werden die größten Gesamtbestellmengen nach oben sortiert und absteigend dargestellt.

Nach fertiger Titelauswahl können mehrere Titel oder die ganze Auswahl bequem per Knopfdruck auf „Ganze Liste bestellen“ in den Warenkorb gelegt werden:

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Im Warenkorb stehen dem Buchhändler mehrere Bestellwege offen – er kann:

  • die Bestellung an seine Warenwirtschaft übergeben
  • die Bestellung an die IBU übergeben
  • per Formular bestellen

Die Bestellungen für die Warenwirtschaft und die IBU-Bestellmöglichkeit stehen Buchhändlern erst nach entsprechender Konfiguration im Profil zur Verfügung. Die Formularbestellungen sind darüber hinaus auch unabhängig von den beiden ersten Wegen möglich.

Buchhändler wählen für Vertreterbestellungen das »Bestellformular« und anschließend das Vertreterformular (Reiseauftrag):

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Alle hier möglichen Angaben sind optional.

Oben rechts kann sich der Buchhändler, parallel zur Bestelldatei, auch eine eigene Kopie für sein Warenwirtschaftssystem ausgeben lassen. Möchte er dies nicht, erscheint folgende Bestellabschlussseite:


Das CSV-Format (maschinenlesbar) ist für die Vertretersoftware gedacht. Es enthält alle Bestellzeilen mit allen weiteren Angaben.


Diese enthalten im Feld FILIALID und BESTELLIDABTEILUNG sowie im Dateinamen hinter dem Unterstrich (_) als Anhang eine Identifikationsnummer der absendenden Buchhandlung. Als Identifikationsnummern stehen zur Verfügung:

  • Deutsche Verkehrsnummer
  • Österreichische Verkehrsnummer
  • Schweizer Verkehrsnummer
  • BAG-Nummer
  • ISBN-Verlagsnummer
  • Europäische Betriebsnummer
  • Standard Adress Number (SAN)
  • Besondere Kennnummer beim Empfänger
  • Umsatzsteuer-ID

Damit können Sie diese Bestellung eindeutig zuordnen, sollte der absendende Buchhändler seine Angaben vergessen haben.

Nach dem Import in Ihr System können Sie wie gewohnt weitere Bearbeitungen zu Konditionen, Valuta, Zahlungszielen, Remissionsrechten etc. vornehmen.

Wir stehen gerne für Feedback gerne zur Verfügung (kundenservice@mvb-online.de).