Interview: Einfacher zusammenarbeiten

Wir sind im Frühjahr 2018 mit Dorling Kindersley gestartet, haben von Saison zu Saison nachgebessert und werden im Frühjahr 2020 ca. 95 % unserer Novitäten-Bestellungen tixen.
Marc Janeczek
Einkauf und Projektbetreuung VLB-TIX bei Buchhandlung Ernster, Luxemburg

Der Buchhandelsfilialist Ernster nutzt VLB-TIX für die Vorbereitung und Durchführung der halbjährlichen Vertreterbesuche und für die „dritte Reise“. Die VLB-TIX-Vorschauen ersetzen dabei die bisherigen Print-Vorschauen der Verlage. Marc Janeczek, Einkauf und Projektbetreuung VLB-TIX bei Buchhandlung Ernster, zu bisherigen Erfahrungen.

Manche Buchhändler tun sich noch schwer mit VLB-TIX zu arbeiten. Was waren bei Ihnen die ausschlaggebenden Punkte für den Einsatz von VLB-TIX?

Neben ökologischen Gesichtspunkten - weniger Print-Vorschauen bedeuten weniger tote Bäume - waren für uns besonders die Vorteile in der täglichen Buchhändlerpraxis entscheidend: Um die Vorschauen mit den Wunschmengen der Filialen rechtzeitig zu den zentralen Besuchsterminen auf dem Schreibtisch zu haben, musste ich bisher mehrere identische Print-Vorschau-Sätze parallel durch die Filialen laufen lassen und hoffen, dass diese bis zum Besuchstermin wieder zurück gesendet wurden.

Anschließend wurden die Zahlen aller Filialen in einer einzigen Vorschau zusammengeführt, die dann beim Besuchstermin als Bestellgrundlage diente. Nach dem Besuchstermin mussten die Bestellungen in den Filial-Mengen händisch ins WWS gefüttert werden.

Und das ist mit VLB-TIX nun einfacher?

In VLB-TIX können alle Filialen gleichzeitig ihre Wunschmengen eingeben, was die Bearbeitungszeit extrem verkürzt. Außerdem können mehrere Mitarbeiter einer Filiale gleichzeitig in den Vorschauen arbeiten. Beim Besuchstermin können die eingegebenen Bestellmengen je nach Zusatzinfo des Vertreters noch nach oben oder unten angepasst werden und nach dem Besuchstermin mit wenigen Handgriffen filialbezogen ins WWS importiert werden.

Darüber hinaus spart der Wegfall der Print-Vorschauen dem Verlag beträchtliche Portokosten und unseren Mitarbeitern das Bewegen von zig Kilo Papier zwischen den Filialen und der Bestellabteilung.  

Wie handhaben Sie Bestellungen über VLB-TIX?

Wir benutzen die VLB-TIX-Vorschauen genau wie bisher die Print-Vorschauen, d.h. die Bestellung erfolgt beim Vertreterbesuch und wird vom Vertreter von Hand in sein Bestellprogramm erfasst: Im Vorfeld der Vertreter-Saison erstelle ich je Vertreter eine Standard-Dispoliste, in die später alle Filialen ihre Wunschzahlen pro Titel eintragen.

Als Nächstes stelle ich je Vertreter einen Ordner mit allen Vorschauen der kommenden Saison zusammen und fixiere jede Vorschau auf die entsprechende Vertreter-Dispoliste. Sobald das Gros der Vertreter-Ordner auf diese Weise vorbereitet ist, teile ich die Ordner mit den zu VLB-TIX eingeladenen Mitarbeitern und teile ihnen per Mail mit, zu welchem Stichtag die Vorschauen bearbeitet sein sollen, in der Regel ein gemeinsamer Stichtag für alle Vertreterbesuche der Folgewoche.

Wie läuft der Vertretertermin ab?

Beim Besuchstermin öffne ich den entsprechenden Vertreter-Ordner, gehe mit dem Vertreter nacheinander die Vorschauen durch und er gibt die praktischerweise von VLB-TIX bereits addierten Gesamtmenge je Titel ein.

Da wir außer für unsere eigenen Buchhandlungen auch noch mehrere Nebenmarkt-Verkaufsstellen betreuen, die in VLB-TIX ebenfalls als eigene Filialen angelegt sind, kann ich auch diese zusätzlichen Bestellmengen direkt in TIX eingeben und mitbestellen und ggf. Bemerkungen hinzufügen.

Auch die Leseexemplar-Wünsche der Mitarbeiter können über die Notizfunktion titelbezogen angelegt und beim Besuchstermin berücksichtigt werden. Nach dem erfolgten Besuchstermin werden die Bestellmengen je Filiale als "bereits bestellt" über eine Schnittstelle an die Warenwirtschaft übermittelt.

Was raten Sie Buchhändlern, die einsteigen wollen?

Zunächst sollte man sich fragen, wie man Vertreter-Besuche bisher durchgeführt hat und ob es sinnvoll ist, den Einsatz von VLB-TIX ähnlich beizubehalten oder komplett neue Vorgehensweisen einzuführen.

Eine unabhängige Buchhandlung mit wenigen Mitarbeitern benötigt ganz sicher einen anderen Ansatz als ein Filialist. Ein Filialunternehmen mit dezentralem Einkauf und dezentralem Wareneingang benötigt ein anderes Vorgehen als ein Filialunternehmen, bei dem Vertreterbesuch und Warenerfassung jeweils zentral erfolgen. 

VLB-TIX bietet dem Nutzer verschiedene Ansatz-Möglichkeiten, wie Dispolisten angelegt bzw. benannt werden können und wie die Vorbereitung und Durchführung des Vertreter-Besuchs vor sich gehen kann. VLB-TIX gibt keine globale Patentlösung vor, sondern kann individuell genutzt werden. Wer bei VLB-TIX neu einsteigen will, sollte sich ggf. zunächst auf ein bis zwei Vertreter mit einem übersichtlichen Verlagsprogramm beschränken und in der ersten Saison nur diese tixen. Die dabei gemachten Erfahrungen und Beobachtungen helfen dabei, eventuelle individuelle Anpassungen für die nächste Saison anzuwenden.

Wir sind im Frühjahr 2018 mit Dorling Kindersley gestartet, haben von Saison zu Saison nachgebessert und werden im Frühjahr 2020 ca. 95 % unserer Novitäten-Bestellungen tixen. Bei Beratung und Fragen waren die VLB-TIX-Mitarbeiter bei MVB immer hilfreich und rasch erreichbar.

 



Ernster - L'esprit livre

Ernster ist ein 1889 gegründetes Familienunternehmen mit neun Filialen und knapp 100 Mitarbeiter. Schon früh erkannte der heutige Geschäftsführer und Inhaber Fernand Ernster das Potential der Digitalisierung: Bereits 1988 wurde ein EDV-Warenwirtschaftssystem eingeführt. 1997 folgte der erste Online-Shop mit damals 200 luxemburgischen Büchern. „In diesem Kontext ist VLB-TIX für uns ein weiterer Schritt, die technischen Entwicklungen der Branche sinnvoll in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren“, so Einkaufleiter Marc Janeczek.

 

 

 

 


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