Hugendubel hat sich schon früh für die Möglichkeiten der digitalen Vorschau interessiert. Derzeit setzt der Filialist mit deutschlandweit über 100 Buchhandlungen ein mehrstufiges Projekt zur Einführung von VLB-TIX um. Wir haben Oliver Mader (Geschäftsführung Hugendubel) und Nicole Marschall (Teamleitung Sortimentsmanagement) zum Stand der Dinge und zu weiteren Entwicklungsschritten befragt.
9 Fragen an Hugendubel zur Digitalen Vorschau
Liebe Frau Marschall, lieber Herr Mader, wann haben Sie das erste Mal gedacht, dass VLB-TIX Ihre Einkaufsprozesse erleichtern könnte?
Oliver Mader: Bereits seit langem fordern unsere Filialen eine deutliche Verschlankung des Novitätenprozesses. Der bisherige, auf den Vorschauen basierende Ablauf ist zu komplex. Damit können wir unsere Stärken aus der zentralen Sortimentsauswahl nicht vollständig ausspielen. Es war sehr schnell klar, dass VLB-TIX schon ganz zu Beginn des Einkaufsprozesses eine enorme Zeitersparnis bringt. Die Annahme, das Ausdrucken bzw. Vorbereiten und Verteilen der Vorabvorschauen an die richtigen Personen kosten uns mehrere Arbeitstage. Dieser Aufwand fällt durch den digitalen Versand der Vorschauen komplett weg. Die Vorabvorschauen, die wir schon zu einem sehr frühen Zeitpunkt benötigen, und die endgültigen Vorschauen binden außerdem einen hohen Druckaufwand und somit Kosten, die durch das digitale System vermieden werden können.
Wie viele Verlagsvorschauen wälzen Sie eigentlich pro Saison für Ihren Einkauf, und wie gelingt Ihnen bislang ein reibungsloser Ablauf?
Nicole Marschall: Die Anzahl der Verlagsvorschauen und Vorabvorschauen bewegen sich in einem Rahmen von ca. 90 – 100 Exemplaren, was ungefähr 25.000 gemeldeten Novitäten je Halbjahr entspricht, zusätzlich der Schnellschüsse und Nachlistungen. Der Einkaufsprozess ist sehr komplex und erfordert ein hohes Maß an guter Organisation und Abstimmung zwischen allen Beteiligten. Um einen reibungslosen Ablauf zu erhalten sind einzelne Teilschritte über das ganze Jahr eingetaktet.
Welchen Nutzen sehen Sie auf Verlagsseite durch den Einsatz von digitalen Vorschauen?
Nicole Marschall: Einer der ausschlaggebendsten Aspekte ist die Tagesaktualität, die in einer gedruckten Vorschau einfach nicht zu leisten, aber in diesem frühen Stadium der Titelmeldung absolut entscheidend ist. Auch die Vielseitigkeit der Darstellung der Titel ist enorm, ob durch Bühnen, Buchinnenseiten oder auch durch kurze Trailer. Ein weiterer entscheidender Punkt sind auch die Papier- und Druckkosten, die eingespart werden.
Wie verändert die digitale Vorschau Ihre Einkaufsprozesse zentral und/oder in den Filialen?
Oliver Mader: Derzeit bearbeiten wir mit VLB-TIX den zentralen Novitäteneinkauf. Unser Ziel ist es, den Prozess des Einkaufs zu optimieren und die großen Zeitfresser aufzulösen. Die ersten Schritte mit VLB-TIX haben uns gezeigt, dass dieses Ziel erreichbar ist. Ein wesentlicher Punkt dabei ist, dass wir zukünftig mit einer Datengrundlage arbeiten wollen, die alle Informationen, die für eine Einkaufseinschätzung wichtig sind, enthält. Wir arbeiten zum Beispiel bisher mit ca. 300 Excel-Listen, die nicht nur einen hohen Arbeitsaufwand sondern auch eine zusätzliche Fehlerquelle darstellen, die wir abschaffen oder zumindest reduzieren wollen. Im zweiten Schritt werden die Filialen Zugriff auf die Vorauswahl erhalten und sich in VLB-TIX im Detail über die Inhalte informieren.
Sie haben den Herbsteinkauf 2017 beispielhaft bei einigen Verlagen mit Hilfe von VLB-TIX durchgeführt. Können Sie uns berichten, was besonders gut und was vielleicht noch nicht optimal lief?
Nicole Marschall: Der erste Testlauf war nicht nur erfolgreich, sondern hat auch großen Spaß gemacht. Die Verlage waren sehr gut vorbereitet und haben die digitalen Vorschauen individuell und ansprechend befüllt. Es war spannend zu sehen, wie die Verlage die Möglichkeiten von VLB-TIX nutzen und alle für uns relevanten Informationen einbringen. Auch von technischer Seite hatten wir einen nahezu reibungslosen Ablauf, in der Vorbereitung wie auch in den Novitätenterminen vor Ort. Bei der Zusammenstellung der Vorschauen ist es wichtig alle relevanten Informationen zu integrieren, aber nicht zu ausführlich zu werden. Im Novitätentermin selbst haben wir die Erfahrung gemacht, dass es für die Präsentation von Vorteil ist, wenn sich die Verlagskollegen vorbereiten und sich mit dem neuen System auseinandergesetzt haben, also zum Beispiel wissen, wie man zurück auf die Übersicht kommt.
Nun ermuntern Sie weitere Verlage, Ihnen die Einkaufsinformationen via VLB-TIX zu übermitteln.
Oliver Mader: Mittelfristig ist es unser Ziel den Novitäteneinkauf komplett über VLB-TIX abzuwickeln. Daher ist es wichtig, dass alle für uns relevanten Verlage über VLB-TIX mit uns arbeiten und wir die Weiterentwicklung gemeinsam vorantreiben.
Zusätzlich passen wir sukzessive die internen Prozesse an den neuen Ablauf und die Arbeit mit VLB-TIX an. Wir freuen uns auf den nächsten Testlauf mit 17 Verlagen, inklusive der Verlage aus dem ersten Lauf.
Teilen Sie die Sorge mancher Verlage, dass bestimmte Ebenen der Kommunikation wie z. B. die Emotionalisierung von Spitzentiteln in digitalen Vorschauen verloren gehen?
Nicole Marschall: Nein, überhaupt nicht. Jeder Titel erhält in VLB-TIX eine eigene Seite, die Gelegenheit bietet den Titel individuell herauszustellen, ob über die Bühne, die in besonderen Fällen auch animiert sein kann, die Buchinnenseiten, die für die Titeleinschätzung besonders ausschlaggebend ist, das Marketing oder auch die Verkaufsargumente. Außerdem darf man nicht vergessen, dass weiterhin zentrale Termine vor Ort mit den Sortimentsmanagern und den Verlagskollegen stattfinden. Hier ist es wie bisher gewünscht, dass offen kommuniziert wird und auch Muster mit besonderer Haptik oder Ausstattung mitgebracht werden. Viele Titel muss man einfach gesehen haben, um sie einschätzen zu können. Das eine schließt das andere auf keinen Fall aus. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Kommunikation ist, dass VLB-TIX ein Vernetzen von Verlag, Zentrale und Filiale viel einfacher macht. Über VLB-TIX haben die Verlage die Möglichkeit für uns z.B. individuelle Verkaufsargumente zur Verfügung zu stellen, auf die die Filialen zukünftig auch Zugriff haben werden. Bisher sind diese Infos leider nicht immer bis zu allen Filialen durchgedrungen. Das Ergebnis wird also ein besserer und zuverlässigerer Informationsfluss sein.
Was empfehlen Sie Verlagen, die noch zögerlich mit dem Einsatz von digitalen Vorschauen sind?
Nicole Marschall: Trauen Sie sich, probieren Sie sich aus und sind Sie offen für das Neue. Wir bieten gerne an, auch einfach mal digitale Testvorschauen zu sichten und Tipps zu geben. Die digitale Vorschau ist aus unserer Sicht die Zukunft.
Kann oder möchte Ihr Haus in absehbarer Zeit auf gedruckte Vorschauen verzichten?
Oliver Mader: Auf jeden Fall. Im ersten Testlauf haben wir mit den Testverlagen auf die Papiervorabvorschau verzichtet und sind nur über die digitale VLB-TIX Vorschau gegangen. Unser Ziel ist es bis spätestens zum Frühjahrseinkauf 2019 keine Papiervorschauen mehr zu benötigen.
Die Ergebnisse des Interviews fließen auch in das Whitepaper „Effizienzsteigerung mit VLB-TIX“ ein, das im Rahmen des MVB Data Summits vorgestellt wird. Das Whitepaper beinhaltet Best Practices der Buchhandlungen Dussmann, Hugendubel und Tegeler Bücherstube sowie der Verlage Droemer Knaur, Random House und Ullstein Buchverlage.