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In 10 Schritten lostixen: Daniel Hagemann von den Bücherstuben Hamburg Nord gibt Tipps

Vorbereitungen

  1. Anmeldung bei VLB-TIX mit
    • Firmenname und Verkehrsnummer (Freischaltung von MVB dauert ein bisschen)
    • Mailadresse nehmen, die man auch verwendet, um ggf. mit Vertretern zu kommunizieren.
  2. Nach der Freischaltung (Nachricht kommt per Mail) bei VLB-TIX anmelden mit Mailadresse und Passwort. Ganz oben sieht man seinen eigenen Namen (oder was immer man dort angegeben hat) und den der Firma. Durch klicken auf den EIGENEN Namen öffnet man die Stammdaten. Danach
  3. Firmenstruktur festlegen Filialen (eig. Verkehrsnummer?) oder Abteilungen festlegen (Krimi, KiJu, Belletrisitk etc.) und diese als Gruppen anlegen.
  4. Mitarbeiter anlegen:
    • jede/r Mitarbeiter/in, die/der mitmachen soll, muss eingeladen werden. Privates Konto hilft nicht!
    • Mitarbeiter/innen ggf. den Filialen bzw. Abteilungen zuordnen
  5. Warengruppen anlegen: In VLB-TIX ist das VLB-Warengruppensystem voreingestellt. Wenn ich mein eigenes WGR-System hinterlegen möchte, kann ich das mit einer Vorlage tun, die im System hinterlegt ist - hat man das für seine Warenwirtschaft bereits gemacht, ist das ein bekannter Schritt, denn es ist genau die gleiche Methode (war zumindest bei mir so):
    • Tabelle mit den vorgegebenen WGR runterladen
    • eigene WGR denen des VLB zuordnen
    • Datei lokal speichern und dann zu VLB-TIX hochladen

Damit ist die Firma in VLB-TIX dargestellt und man kann mit der Arbeit beginnen.

Das Arbeiten mit VLB-TIX

Zuerst sollte man sich klarmachen, wie man vorher mit Vorschauen umgegangen ist und wie man vorher bestellt hat. Denn das System, das man kennt und gewohnt ist, lässt sich wahrscheinlich ziemlich genau auf VLB-TIX übertragen.

Bei mir war das so: Ich bestelle fast alle Titel auf der Vertreterbörse. Meine Vorschauen sind deswegen nach Vertretern geordnet. Bestellt wurde dann nach Verlag bzw. Verlagsgruppen. Es gab dafür jeweils eine Excel-Tabelle.

In VLB-TIX mache ICH das so:

  1. Ich lege für jeden möglichen Bestellvorgang eine Dispoliste an (z.B. Piper, HoCa, Rowohlt etc.) - das geht unter BESTELLEN.
  2. Für jeden Vertreter, den ich treffe bzw. der mich besucht, lege ich einen Ordner an, der den Namen des Vertreters trägt und die wichtigsten vertretenen Verlage (z.B. „Bettina Seifert – Piper“, „Denis Hasse - dtv junior“ etc.) - das findet man bei den STAMMDATEN (also durch Klicken auf den eigenen Namen ganz oben).
  3. Ich suche unter VORSCHAUEN entweder mit Vertreternamen oder Verlagen die Jeweiligen heraus und sortiere sie in die entsprechenden Ordner, genauso, wie ich es vorher im Regal gemacht habe. Gibt es von einem bestimmten Verlag keine VLB-TIX-Vorschau aber eine PDF-Datei zum Download auf der Verlagsseite, kann ich diese Datei unter KATALOGE hochladen und eine eigene Vorschau erstellen, die genauso funktioniert wie eine VLB-TIX-Vorschau.
  4. Jede/r eingeladene Mitarbeiter/in darf mir nun Notizen zu den einzelnen Titeln hinterlassen - auf keinen Fall sollen Mitarbeiter/innen eigene Dispolisten machen, es sei denn, sie haben die Befugnis erhalten, z.B. eine Warengruppe oder für einen Vertreter zu disponieren. In die Notizen kommt alles, was sonst auch in die Vorschau gekritzelt wurde: Wünsche, Bedenken, Vorgänger-Verkaufszahlen etc.
  5. Ich gehe die Vorschauen durch, sehe die Notizen der Mitarbeiter und lege daraus und meiner eigenen Meinung nach eine Anzahl fest, die auf der entsprechenden Dispoliste gespeichert wird, mit Auf Dispoliste speichern.
    Achtung
    : Lieber immer extra sichergehen, dass auch die richtige Dispoliste gewählt wurde. Man kann keine dtv-Titel bei HoCa bestellen...
  6. Für LEX-Wünsche mache ich mir pro Vertreter eine Merkliste. Das ist der 5-zackige Stern oder MERKEN. Diese Liste kann ich auch währen der Arbeit anlegen und ich finde sie dann unter MERKLISTEN wieder, speichere sie, drucke sie aus und gebe sie beim Termin dem Vertreter. Alle anderen Listen und Order müssen (Dispolisten, Ordner etc.) – zumindest bis jetzt - vorher da sein.
  7. Die Dispolisten sehe ich mir nach der Dispo unter BESTELLEN noch einmal an und mache ggf. Korrekturen. Dann wird die Dispoliste durch Klicken auf die 3 vertikalen Punkte am oberen Ende der Liste als VORAB-CSV FÜR DEN VERTRETER gespeichert. Dabei die Datei sinnvoll benennen (Verlag, Datum, Verkehrsnummer, z.B. Arena-34423-07_2018.csv), aber auf keinen Fall öffnen. Die Vorab-csv schicke ich dem Vertreter per Mail mit dem Hinweis, dass es sich um einen Bestellvorschlag handelt, nicht um eine Bestellung. Der Vertreter liest die Datei in sein System ein und parkt die Bestellung bis zum Termin.
  8. Beim Termin gehe ich mit dem Vertreter die Liste durch und wir machen letzte Änderungen - der Vertreter in seinem System und ich in meiner Liste. Ist die Dispo fertig, die GANZE LISTE BESTELLEN klicken. Damit wandert die Liste in den Warenkorb. Selbst dort kann man noch Artikel aus der Bestellung löschen.
  9. Ist man aber fertig, BESTELLEN klicken. Damit ist die Bestellung abgeschlossen. Die erzeugte csv-Datei kann gespeichert und dem Vertreter als endgültige Bestellung gemailt werden; ich mache das aber nicht, weil der Vertreter beim Gespräch ja die Bestellung ebenfalls aktualisiert hat und am Ende des Gesprächs einfach auslösen kann.
  10. Die erzeugte bwa-Datei kann gespeichert und in die Warenwirtschaft eingelesen werden, sollte das nicht automatisch erfolgen. Die gängigen WWS haben eine Import-Funktion, die tadellos arbeitet.

Die Dispolisten kann man natürlich gestalten und benennen, wie man möchte. Bestellt man nicht beim Vertreter, kann man sie nach Auslieferung, Verlagszusammenschluss, Barsortiment oder Warengruppe benennen. Auch den Ordnern kann man Namen geben, wie man sie braucht. Wie schon anfangs gesagt, am besten man verwendet VLB-TIX so, wie man auch die analogen Vorschauen verwendet hat und wie man normalerweise immer disponiert. Dann ist der Einstieg am einfachsten.

Erstellt von Daniel Hagemann - Bücherstuben Hamburg Nord